ZUSAMMENFASSUNG

Seit jeher stand die Vision der Stiftung Lindenhof in Oftringen im Vordergrund: «Wie sollte eine Institution aussehen, wenn wir selber einmal in die Lage eines Seniors kommen.» Nur ein fundiertes, einfaches, übersichtliches, agiles und von jedem Mitarbeiter getragenes Managementsystem mit Sicherstellung der Verbesserung der interprofessionellen Zusammenarbeit und Kommunikation, konnte ein Garant dafür sein. Effektivität und Effizienz in den Prozessen galt es mit so viel wie nötig inhaltlich zu dokumentieren. Es sollte ein Standard für alle Prozesse gefunden werden, der den notwendigen Freiraum für das zukünftige Entwickeln neuer, erfolgreicher Dienstleistungen, auch ausserhalb der Pflege und Betreuung, ermöglichen.

Ein vorhandenes Organisationshandbuch sollte einfacher und übersichtlicher werden.

Eine geeignete Abbildung der neue Organisationsstruktur vorzuschlagen, die der Kultur und der Vision des LINDENHOFs entspricht und in der sich die Mitarbeiter wieder erkennen.

Gleichzeitig wurde eine neue elektronische Pflegedokumentation eingeführt, die ebenfalls grosse Ressourcen beanspruchte.

Die Mitarbeiter sollten in das Projekt so einbezogen werden, dass sie ihre Alltagsaufgaben gleichzeitig erfüllen und doch nicht überfordert wurden.

Ein kontinuierlicher Ausbau des Organisationssystems sollte zur Umsetzung der Vision und des Leitbildes beitragen. Unter dem Begriff «Qualität» sollte jeder im LINDENHOF das Gleiche verstehen um damit eine gemeinsame Sprache als Beitrag zur Verbesserung der interprofessionellen Kommunikation sicherstellen.

Mit den neuen Prozessen im Managementsystem des LINDENHOFs sollte hinterfragt werden, ob die Verwendung von bestehenden Dokumenten immer noch sinnvoll sei. Eine einfache, zeitsparende, sichere und konsequente Verwaltung der Dokumente musste erreicht werden.

Alle Prozesse und neue Dienste sollten in ihrem Zusammenhang mit der Vision verstanden werden. Dabei sollten die Mitarbeiter im Projekt so miteinbezogen werden, dass sie direkt im Alltag davon profitieren und gleichzeitig effizienter arbeiten.

Es wurden zuerst im Organisationsmodell die 5 Prozessgruppen des Managementsystems – Management, Ressourcen, Kundenbeziehung und Unterstützung – inhaltlich in Hauptprozesse unterteilt.

Mit Hilfe der F.E.E.®-Methode optimierten die für die Bereiche und Abteilungen Verantwortlichen und der Berater gemeinsam die einzelnen Prozesse in kurzen Workshops. Anschliessend wurden die neuen Regelungen effizient, nur auf das Wesentliche konzentriert, festgehalten und dokumentiert.

Die eingerichtete Verbesserungsplattform diente schon früh im Alltag dazu, dass jeder seine Ideen, Verbesserungen, Beanstandungen festhalten und weiterleiten konnte. Das zeitgleiche Einrichten des Pendenzenmanagements erlaubte es, dass Protokollergebnisse übersichtlicher in die To-Do Listen einflossen und eine einfache Übersicht über die Aktivitäten der Verantwortlichen im Alltag entstand.