Der Beginn des QM Zeitalters
In den Anfängen des Qualitätsmanagements wurde die Dokumentation in Form von Prozessen, Arbeitsanweisungen, Formularen und Checklisten mangels Alternativen in Papierform geführt und in Ordnern abgelegt. Dies brachte viele Nachteile mit sich, unter anderem mussten Originaldokumente zentral aufbewahrt, Kopien dezentral verteilt und aktualisiert werden. Eine QM Dokumentation besteht oft aus mehreren zusammenhängenden Dokumenten. In Papierform war die Übersichtlichkeit nicht gegeben. Der Aufwand um die Papierdokumentation zu pflegen war enorm.
Entstehung der QM-Software
Es lag also auf der Hand, dass mit dem Einzug der Informatik in den Betrieben auch im Bereich des Qualitätsmanagements Erleichterungen Einzug halten würden. Mit der flächendeckenden Einführung von Computern wurden die Dokumente vielfach in elektronischen Ordnern abgelegt. Ein Qualitätsmanagement-System (QMS) ist jedoch kein statisches System. Die Dokumentation von Qualitätsmanagementsystemen muss aktuell sein, d.h. sie ändert sich laufend.
Die Revisionierung der Dokumente und die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit der Revisionen war auch in elektronischer Form aufwändig und die Benutzerfreundlichkeit liess zu wünschen übrig.
Aus dieser Situation entstand die Erkenntnis, dass ein reines Dateisystem für die Organisation eines QMS nicht ausreichend sein kann. Es entstanden immer mehr Softwarelösungen, um die Dokumente von Qualitätsmanagementsystemen zu verwalten und den Inhalt den Mitarbeitenden in einer funktionsgerechten und ansprechenden Form zu präsentieren.
Welchen Nutzen bringt eine QM-Software?
QM-Software unterstützt Unternehmen dabei, Ihr gesamtes Qualitätsmanagement zentral zu organisieren, zu dokumentieren und auszuwerten. Der Hauptvorteil für Mitarbeitende in einem Unternehmen ist, aktuelle Prozesse, Arbeitsanweisungen, Formulare und Checklisten an einem Ort ablegen und verwenden zu können. Ein zentrales Anliegen im QM ist es, auf einfache Weise Revisionen von QM-Dokumenten zu erstellen und zu bewirtschaften (sog. Dokumentenlenkung). Eine gute Suchfunktion nach Stichworten sowie eine gute und einfache Navigationsstruktur helfen dabei, in Prozessen, aber auch Dokumenten schnell Informationen zu finden. Oft verfügen QM-Systeme über ein elektronisches Verbesserungsmanagement, mit welchem Ideen und Verbesserungsvorschläge einfach bewirtschaftet werden können. Auch das Aufgaben- oder Massnahmenmanagement ist in manchen QM-Systemen enthalten. Dieses hilft, die vielfältigen Aufgaben mittels Qualitätsmanagementsystem besser im Griff zu haben.
Funktionalitäten einer QM-Software
Die unterschiedlichen QM-Softwaresysteme verfügen über unterschiedliche Funktionalitäten. Es kann zwischen Grundfunktionen (Muss-Funktionen) und erweiterten Funktionen (Soll-Funktionen) differenziert werden, wobei die Anforderungen je nach Anwendungsfall definiert werden sollten. In jedem Fall spielen die Einfachheit und die Transparenz sowie die Benutzerfreundlichkeit eine ausschlaggebende Rolle für den Erfolg im Einsatz. Folgende Funktionen gehören zu den spezifischen Grundfunktionalitäten eines QMS.
- Prozessbeschreibung
- Dokumentenlenkung/Versionsverwaltung
- Aufgabenverwaltung
- Verbesserungsmanagement
- Auswerungen/Reporting
- Volltextsuche
- Revisionshistorie
Detaillierte Funktionalitäten:
- Einfache Navigation über Prozesse und Subprozesse, welche als Navigationsdrehscheiben dienen und direkt zu den im Prozess relevanten Dokumenten verweisen.
- Rasches Auffinden von aktuellen Informationen über Prozesse, Arbeitsanweisungen, Formulare und Checklisten inkl. Vorschau auf die Dokumente.
- Volltextsuche in der gesamten Struktur des Qualitätsmanagementsystems inkl. der Aufzeichnungen sowie Suche nach Aufgaben/Massnahmen und Verbesserungsvorschlägen.
- Auswertungen (Cockpit) aller Art, z.B. Prozessbeschreibungen nach Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Infoboard für Mitarbeitende über Benutzung von Dokumenten.
- Individualisierung von Navigationsseiten in der QM-Software (z.B. Prozesslandkarte) sowie Setzen von Favoriten und Personalisierung für die Mitarbeitenden
- Saubere Trennung von gültigen Dokumenten zu Dokumenten, welche sich in der Überarbeitung befinden.
- Einfache Übernahme von bestehenden Dokumenten (z.B. Word/Excel Dokumente) des Unternehmens in das Qualitätsmanagementsystem.
- Freigabeprozess für alle Dokumente mit automatischer Nachführung von z.B. Revision, Datum usw., inkl. automatischer Benachrichtigung über Email über die neue Revision an die Mitarbeitenden.
- Verbesserungsmanagement inkl. individueller Gestaltung des Verbesserungswesens mit Feedbackmöglichkeit an Mitarbeitende
- Aufgabenmanagement für das Führen von Protokollen, Pendenzen (auch persönliche), Schulungsplänen, Massnahmenplänen aus Risikonanalysen, Audits usw.
- Rasche und einfache Übersicht über Aufgaben, Termine und Fristen.
Fazit – «build or buy» rechnet sich eindeutig zugunsten der QM-Software
Der grösste Nutzen einer QM-Software ist die durchgängige Transparenz und das rasche Auffinden von Informationen an einem Ort für die Mitarbeitenden. Viele Funktionen, welche eine QM-Software out-of-the-box bereitstellt, lassen sich nur mit viel Aufwand oder gar nicht in einer reinen Office-Umgebung realisieren. Der Aufwand für Revisionierung von Prozessen, Arbeitsanweisungen, Formularen und Checklisten wird auf ein Minimum reduziert. Im Verbesserungsmanagement werden die Ideen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeitenden einfach verwaltet. Aufgaben, Termine und Fristen werden in einem Aufgaben- und Massnahmenmanagement geführt und helfen Termine und Fristen einfacher einzuhalten. Auswertungen aller Art geben Auskunft über die Pflege und den Abruf von Dokumenten im Qualitätsmanagementsystem.
Eine gute QM-Software erhöht die Akzeptanz des Qualitätsmanagements bei den Mitarbeitenden und unterstützt die Bestrebungen des Managements. Und nicht zuletzt ist es ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung, welche einen guten Teil zur Entlastung von administrativen Tätigkeiten und Kosten beiträgt.
